Sustavi za upravljanje korporativnim sadržajem (ECM-sustavi) su vrste softverskih tehnologija koje se široko primjenjuju u upravljanju, pohranjivanju, pronalaženju i zaštiti nestrukturiranih informacija koje su izravno povezane s upravljanjem poslovnim procesima u bilo kojoj organizaciji.
Neki zbunjuju ECM sustave i elektronički sustavi za upravljanje dokumentima (EDMS). Konfuzija između ovih definicija nastaje zbog činjenice da vrlo često EDMS, pored modula za upravljanje dokumentima poduzeća, uključuje i neke značajke ECM-a. Kao, na primjer, interakcija zaposlenika na pripremi dokumenata. U takvoj je situaciji sasvim moguće razgovarati o proširivanju funkcionalnosti na ECM sustav.
Glavna razlika između ECM sustava i EDMS-a je u tome što, pored vođenja elektroničkog upravljanja dokumentima u poduzeću, ECM sustavi stvaraju jedinstven informacijski prostor za sve korisnike organizacije, kao i omogućuju automatizaciju poslovnih procesa.
Zahvaljujući upotrebi ECM sustava, radni resursi su optimizirani i operativni troškovi poduzeća su znatno smanjeni.
ECM sustavi obično uključuju sljedeće pododjeljke (module), od kojih se svaki integrira s ostalim pododjeljcima, a mogu postojati i odvojeno.
Ispod su neki od njih:
- Enterprise elektronički modul za upravljanje dokumentima;
- Modul podrške poslovnim procesima;
- Modul za upravljanje web sadržajem za korporacijsku web stranicu ili portal,
- Modul upravljanja medijskim sadržajem;
- Modul upravljanja znanjem;
- Modul kontrole pristupa sadržaju koji pruža potrebne informacije bez obzira na vrijeme i mjesto.
Svaki od pododjeljka zahtijeva određene vještine. Na primjer, upravljanje web sadržajem korporativne stranice ili portala zahtijeva specifično znanje o upravljanju internetskim resursima, a modul za upravljanje elektroničkim dokumentima poduzeća zahtijeva specifičnosti unutarnjeg kretanja dokumenata.
ECM sustavi kombiniraju sadržaj dokumenata i upravljačke aspekte poduzeća, stvarajući jedinstveno okruženje za upravljanje dokumentima, i smanjuje broj radnih aktivnosti za provedbu poslovnih zadataka. Na taj način korporativni sadržaj postaje dostupan onim korisnicima kojima je potreban za brz i kvalitetan rad.
